Özel Yazılım

Özel yazılım firmaları genellikle hazır paket yazılımlara karşıdır ve şirketlere özel çözümler üretir.Bunun için kendilerine özel yazılım satın almak için başvuran şirketlerin öncelikle taleplerini dinler ve ihtiyaçlarını anlamaya çalışır. Ancak bazen müşteriler, ihtiyaçlarını tam olarak yazılım firmasına aktaramayabilir ya da ihtiyacını yanlış tespit etmiş olabilir. Bu da yazılım firmasının, sadece müşterinin briefine göre yarattığı ürünün hiçbir işe yaramamasına sebep olabilir. Bu gibi durumlarla karşılaşmamak adına müşteriyi dinledikten sonra yazılım firması, bir de müşteri şirketi kendi analiz eder. Kendine özel teknolojiler ve teknikler kullanarak gerçekleştirilen analizler belli bir süre devam eder. Analiz sürecinde elde edilen veriler, müşterinin de talepleri doğrultusunda bir proje hazırlanır.

Yazılım firmaları genellikle müşteri ile iletişim halinde projeleri sürdürür. Çünkü bu tarz büyük yazılım projelerinde yapılabilecek en ufak değişiklik ya da hata, bütün bir projenin baştan aşağı değişmesine sebep olabilir. Bu nedenle projeler adım adım yazılır ve her adım müşterinin onayını aldıktan sonra tamamlanarak bir sonraki adıma geçilir. Bu da hem müşterinin sabırsızlanmasına hem de yazılım firmasının emeklerini boşa gitmesine engel olur.

Yazılım firması tarafından tamamlanan proje, müşteri firmanın iş akışlarına entegre edilir. Bu süreçte de eğitim ve destek hizmeti sunan yazılım firmaları, firmanın yazılımı tamamen kendi başına kullanabilecek düzeye gelene kadar ortak çalışmalarını sürdürür. Bu tarz detaylı ve büyük yazılım ürünlerinin kullanımları yıllara yayılacaktır. Dolayısıyla sürekli gelişen ve değişen teknolojiye ayak uydurabilmesi için geliştirilmesi ve bakımlarının yapılması gerekir. Bunlar da yine yazılım firmalarının sorumluluğu dahlindeki hizmetler arasında yer alır.

Özel yazılım kullanarak şirketler, mevcut varlıklarını bulundukları noktadan çok daha ileriye çok daha kısa sürede taşıyabilirler. Bunun en büyük etkisi, özel yazılımların tam olarak o şirkette değiştirilmesi, eklenmesi, çıkarılması gerekenler gözetilerek tasarlanıyor olmasından kaynaklanır. Çoğunlukla şirketler, piyasada hazır olarak bulunan yazılım paketlerini denedikten sonra özel yazılım satın almaya ihtiyaç duyarlar. Çünkü hiçbir hazır yazılım paketi, işletmenin tüm ihtiyaçlarına 360 derece çözüm sağlayamaz. Dolayısıyla bu paketlerin başarısız deneyimlerinin ardından özel yazılım projelerine başvurulur.

Şirketlerin özel yazılım kullanma ihtiyacı pek çok nedenden doğabilir. En sık karşılaşılan nedenlerden biri, şirketin herhangi bir problem yaşamasıdır. Yani önce problem doğar, şirkette kriz yaşanır, o kriz geçici bir süreyle atlatan şirket aynı riski tekrar göze alamayınca özel yazılım projesi satın almaya ikna olur. Her ne kadar doğru olan bu olmasa da genellikle şirket yatırımları, bu şekilde başlar. Ancak bazen de şirketler herhangi bir sorun yaşamadan, daha çok büyümek ve daha çok kar elde etmek amacıyla özel yazılım çözümlerine başvuruyor olabilir. Bunlar ise daha çok, belli bir karlılığa ulaşmış, yazılım ürünlerine yatırım yapabilecek bütçeyi ayırabilecek ve teknolojiye inanan gelişmekte olan şirketler olarak karşımıza çıkar. O halde şirketlerin neden özel yazılım ihtiyacı duyduğunu maddeler halinde şöyle sıralayabiliriz;

• Büyümek
• Karlılığı yükseltmek
• Verimliliği arttırmak
• Şirket içi yönetimi tek bir yerden sağlamak
• Mobilleşmek
• Hızlanmak
• Tasarruf yapmak ve maliyetleri düşürmek
• Teknolojinin gücünden faydalanmak
• Hem şirket içi hem şirket çevresiyle sağlıklı iletişim kurmak

Özel yazılımların her şeyden önce oldukça büyük yatırımlar olduğunu unutmamak gerekir. Orta ölçekli bir şirket bütçesinin büyük kısmına karşılık gelebilecek kadar değerli olan bu yatırımların, doğru yere yapıldığından emin olmak çok önemlidir. Bu da hangi özel yazılım firması ise çalışılacağına doğrudan bağlıdır. Buna karar vermeden önce elbette bu yazılım için şirket içerisinde bir ekip yaratmak ve sadece şirket için çalışmasını sağlamak mümkün mü, bunun için bütçe ayrılabilir mi kararını vermek faydalı olacaktır. Eğer sadece tek bir şirkete özel çalışabilecek bir iç ekip oluşturmak mümkünse süreç çok daha sağlıklı ilerleyecektir. Çünkü bu ekip hem tüm konsantrasyonunu bu şirkete verecek hem de şirketin işleyişine birebir şahit olarak şirketi dışarıdaki bir firmadan çok daha iyi tanıyabilecektir. Ancak bir ekip kurmanın maliyeti, bir özel yazılım satın almaktan çok daha fazla olacağından şirketler genellikle bundan uzak durur.

Ekip kurmak ya da hangi firma ile çalışılacağına karar verildikten sonra gelen en önemli adım, çalışanları ve tüm işletmeyi bu sürece hazırlamaktır. Her çalışanın bu yatırıma inandığından ve bu değişim sürecine katılmak istediğinden emin olmak gerekir. Aksi takdirde işleyişte bazı aksaklıklar yaşanabilir. Bu yeniliğe ayak uydurmayı reddedecek çalışanlar ya da zorlanacağını düşünenler olabilir. Bunun için yeni gelecek özel yazılımın şirkete nasıl katkılar sağlayacağını, işleri nasıl kolaylaştıracağını ve çalışanları nasıl geliştireceğini anlatmak önemlidir. Çalışanları ikna etmek, istekli kılmak için gerekli bilgilendirmeler yapılmalıdır. Bunun için yazılım firması ile tanıştırmak ve süreci işin uzmanlarından dinlemelerini sağlamak etkili olacaktır. Bunlara ek olarak, yatırımda söz sahibi olan yönetim ekibiyle de ortak fikre sahip olmak önelidir. Yazılım firmasının teknik anlamda gerekli olan mevcut bazı teknolojileri kaldırmak, değiştirmek istemesi gibi durumlar oluşabilir. Bunun için karar merciinin tek fikirde buluşması ve işi uzmanlarına bırakması sürecin kolayca ilerlemesine yardımcı olacaktır.

Özel yazılım firması seçerken dikkat etmek gerekenlerin başında, firmanın daha önceden böyle bir proje deneyimi olup olmadığıdır. Daha önceden tamamlanmış ve müşterileri tarafından hala kullanılmaya devam edilen ürünleri tasarlayan ve üreten firmalar, daha güven verici ve başarılı olacaktır. Çünkü uzun ve oldukça detaylı bir çalışma gerektiren özel yazılım projeleri, çalışma sürecinde pek çok sorun ile karşılaşma müsaittir. Çalışılacak firmanın bu problemlerle baş edebileceğinden emin olabilmek adına deneyimli olması önemlidir. Bunun için dilerseniz, firmalardan özel yazılım hizmeti satın almış ve yazılım firması tarafından referans olarak gösterilen şirketler ile iletişime geçerek memnuniyet araştırması yapabilirsiniz.

Firmanın referans ve deneyimlerinden sonra bakılacak bir diğer unsur ise kullanılan teknolojiler ve çalışan ekibin yetkinlik düzeyi olabilir. Bunlar hakkında bilgi sahibi olmak, yatırım yapacağınız projenin ne kadar kaliteli olacağına dair ipucu verecektir. Güncel teknolojileri kullanabilen firmalar, kendini geliştirmeye önem veriyor demektir. Üstelik güncel teknolojilere ayak uydurmanın yolu da eski teknolojilere hâkim olmaktan geçeceğinden, buna dikkat etmekte fayda var. Üstelik ilk temaslar sırasında firmanın iletişim tarzı önemlidir. Size, tek müşterisi sadece sizmişsiniz gibi hissettirebilen firmalar bu konuda uzman olduklarını da kanıtlamış olurlar. Bu demek oluyor ki tüm işleri yeterli bir ekiple aksatmadan, doğru bir görev dağılımı ve doğru bir planlama ile yapabiliyorlar. Bunlara ek olarak çalışacağınız firmanın ulaşılabilirliği, şeffaflığı gerçek bir ekibe sahip olması (çünkü bu denli büyük projeler bir ekip işidir) gibi detaylara bakmakta fayda var. Bu bilgileri sizden saklamayı tercih eden firmaların bu süreçte size zor durumlar yaşatabileceğini öngörebilirsiniz.

Şirketler genellikle yeni kurulmadıysa ve oturmuş belli bir çalışma prensibi varsa yeniliğe karşı biraz daha çekimser olabilir. Mevcut düzeni değiştirmek ya da geliştirmek, şirketler için kolay süreçler değildir. Uzun zaman ve büyük emek gerektiren bu yenilik süreçleri genellikle de ciddi bütçeler isteyen yatırımlardır. Bu da şirket karar verici tarafından ertelenmesi daha kolay bir uygulamadır. Ancak değişime hazır olan, yeniliğe açık ve bu süreci kabul eden şirketler sonuca başarılı bir şekilde ulaştıklarında doğru bir adım attıklarının farkına varır. Çünkü özel yazılım ürünleri şirketler için pek çok açıdan avantaj sağlar. Bu avantajlardan şöyle bahsedebiliriz:

• Özel yazılımlar tamamen şirketlerin kendilerine özel iş akışları dikkate alınarak tasarlanır. Bu da şirketin ihtiyaç ve eksiklerini doğrudan gidermeye yönelik çözümler sağlar
• Yeni bir yazılımın şirket mevcut alt yapısına uyum sağlayıp sağlamayacağına dair ihtimaller tamamen ortadan kalkar. Özel yazılım mevcut altyapıya uygun olarak üretilir.
• Yazılımdan en doğru şekilde faydalanabilmek adına özel yazılım firması tarafından teknik destek ve eğitim hizmeti sağlanır.
• Yazılım şirket verilerine her yerden ve her an kolay ulaşım sağlar. Bu da şirkete mobil olma yeteneği kazandırır. Çalışanlar ve yöneticiler sadece ofiste değil, her yerde şirkete yönelik satış, pazarlama, finans ya da toplantı gibi işlemleri gerçekleştirebilir. Bu sayede şirket hiçbir fırsatı kaçırmadan anında değerlendirerek satışları yükseltebilir. Ayrıca herhangi bir kriz anında anlık olarak müdahale edebilir.
• Özel yazılımlar şirket verilerini sürekli analiz ederek şirket çalışanları faydalı olabilecek geri bildirimler sağlar. Bu analizler manuel olarak yapılamayacak kadar detaylı ve kapsamlı olduğundan, çoğunlukla sadece bu yazılımların tespit edebileceği fırsat ve riskler önceden tanımlanarak en doğru hamleyi yapmaya izin verir.
• Şirketin mevcut durumu ile ilgili düzenli raporlar sunar. Bunu günlük, haftalık, aylık, yıllık olarak yapabildiği gibi istenilen özel aralıklarda da anlık olarak rapor almak mümkündür. Bu da çalışanlar üzerindeki ciddi bir iş yükünü hafifletmeye eki eder.
• Şirketin yaklaşan etkinlikleri, ödemeleri, toplantıları, eğitimleri vb. özel durumları hatırlatarak hiçbir ayrıntının gözden kaçmamasını sağlar.
• Şirket içi iletişim özel yazılım üzerinden sağlanabilir. Bu yazılım kullanılarak şirket içi yazışmalar, online toplantılar, ortak çalışmalar, belge ve dosya paylaşımı gibi uygulamalar gerçekleştirilebilir. Bu da çalışanların ofise bağlılığı olmaksızın şirket içi etkinliklere katılımını kolaylaştırırken aynı zamanda şirketin farklı bir iletişim yatırımı yapması gereksinimini de ortadan kaldırmış olur.

Özel yazılımların şirketlere özel olması sebebiyle bahsedilebilecek pek çok avantajı daha olabilir. Ancak genel olarak her şirketin avantajı sayılabilecek maliyetleri düşüre, zamandan tasarruf etme, her yerden erişilebilir olma ve çalışanların iş yükünü hafifletme gibi avantajlarından bahsetmek yanlış olmaz.